All Posts By

RO^

ACTUEEL: Ondervind je momenteel problemen met je e-mail?

By | Email | One Comment

Woensdag 19 juni 2019

Status Sinds maandag is de stabiliteit op het e-mailplatform is fors verbeterd. We houden het in de gaten en werken ondertussen verder aan meer oplossingen.

  • 13:47 Afgelopen maandag meldden klanten vertraging op het e-mailplatform. In de periode tussen maandagavond en woensdagmiddag zijn steeds meer e-mails op tijd bezorgd. We monitoren de voortgang en blijven werken aan oplossingen voor inloggen en doorverwijzen.

Dinsdag 18 juni 2019

Status De stabiliteit op het e-mailplatform is fors verbeterd. We houden het in de gaten en werken ondertussen verder aan meer oplossingen.

  • 21:10 De stabiliteit blijft zich verbeteren. Onze focus ligt nu op inloggen en doorverwijzen. We werken hard aan een oplossing zodat alle klanten optimaal kunnen werken met het vernieuwde e-mailplatform.
  • 16:30 We zien dat de stabiliteit van ons platform fors verbeterd is. We werken nu verder  aan oplossingen rondom het aanpassen van wachtwoorden en doorverwijzen van e-mail waar een deel van onze klanten mee te maken heeft.

Maandag 15 juni 2019 

We hebben een vertraging op de mailserver waardoor je de volgende problemen kan ervaren; de e-mail wordt vertraagd opgehaald en verstuurd, het duurt lang om in te loggen in Webmail of ‘de server is onbereikbaar’. Onze technici werken hard om dit probleem zo snel mogelijk op te lossen.

  • 23:07 We blijven doorgaan met het verbeteren van de stabiliteit van het e-mail platform tot alle problemen opgelost zijn. We houden je zo goed mogelijk op de hoogte.
  • 21:00 Hoewel de stabiliteit van het e-mail platform al sterk verbeterd is gaan we hiermee door tot alle problemen opgelost zijn. We houden je zo goed mogelijk op de hoogte.
  • 17:00 We hebben maatregelen genomen om de stabiliteit van ons mailplatform te verbeteren, we houden je op de hoogte.
  • 16:00 Op dit moment wordt er nog hard gewerkt door onze technici om het probleem zo snel mogelijk op te lossen.
  • 14:20 De oorzaak van de mailvertraging is gevonden. Onze technici zijn nog bezig om het probleem zo snel mogelijk op te lossen.
  • 13:30 Onze technici zijn bezig om het probleem te verhelpen. Alle e-mail die je verstuurd hebt komt aan bij de ontvanger en alle e-mail die je verwacht te ontvangen zal altijd worden afgeleverd.

We hebben enkele symptomen van deze verstoring in kaart en op een rijtje gezet:

E-mail programma’s:

  • Inloggen in Webmail duurt lang
  • De mail wordt vertraagd binnengehaald
  • De mail wordt vertraagd verstuurd
  • Synchronisatie problemen in Outlook, Thunderbird, Apple mail en een ander e-mail programma.
  • Opnieuw ) invoeren van het wachtwoord van het e-mailadres in Outlook, Thunderbird, Apple mail en een ander e-mail programma.

——————

Vrijdag 14 juni 2019 was er is een grote landelijke netwerkstoring (switch MX) op een belangrijk knooppunt waar e-mailverkeer afgehandeld wordt. Daardoor konden ook de klanten die bij ons hosting afnemen geen gebruik maken van e-maildiensten.

UPDATE 19:13

  • 19:13 – Op dit moment komt het mailverkeer weer op gang. De komende uren houden we nauwlettend het e-mailplatform in de gaten. We informeren je zodra al het mailverkeer volledig genormaliseerd is.
  • 19:00 – Mondjesmatig komen mailboxen weer in de lucht.
  • 17:15 – Er zijn stappen gezet naar een oplossing, onder meer in de interne netwerken. We dubbelchecken alles en plaatsen een update zodra er meer nieuws is.
  • 13:45 – We hebben ervoor gezorgd dat alle e-mails die nu binnenkomen, later alsnog bij je worden afgeleverd. Ondertussen werken we door aan een oplossing
  • 12:15 – Er is een grote landelijke netwerkstoring op een belangrijk knooppunt waar e-mailverkeer afgehandeld wordt. Daardoor kunnen ook de klanten die bij ons hosting afnemen op dit ogenblik geen gebruik maken van e-maildiensten. Er wordt met man en macht aan een oplossing gewerkt.
  • 11:30 – Totale onbereikbaarheid van het e-mail platform door problemen bij onze leverancier.
  • 11:00 – E-mail accounts zijn niet tot slecht bereikbaar via Webmail & E-mail programma’s.
  • 08:30 – Problemen met onderstaand vermelde symptomen zijn opnieuw waargenomen.

Werkt uw mail maar ervaart u andere problemen? We hebben enkele symptomen in kaart en op een rijtje gezet:

E-mail programma’s:

  • Verzonden mappen en/of missende mappen in het e-mail programma en/of de Webmail: De map waar de verzonden berichten in staan is leeg of ik zie sommige mappen niet meer staan.
  • Synchronisatie problemen in Outlook, Thunderbird, Apple mail en een ander e-mail programma: Mappen synchroniseren in Outlook, Apple Mail of bijvoorbeeld Thunderbird werkt niet meer.
  • Opnieuw ) invoeren van het wachtwoord van het e-mailadres in Outlook, Thunderbird, Apple mail en een ander e-mail programma: Migratie bezig.

Webmail:

  • Op de Webmail de melding “Connection timed out. Please try reloading the page.
  • Op de Webmail de melding “Service unavailable
  • Op de Webmail de melding “Server niet benaderbaar
  • Op de Webmail de melding “Error connection timed out

Vragen? Neem telefonisch contact met ons op.

Jouw e-mail vernieuwt!

By | Email, geld, Hosting, Techniek, Website | No Comments

Snelle en veilige e-mail is de maat en dat willen we jou bieden.

Daarom vernieuwen we het e-mailplatform. Lees hier hoe dat precies zit.
Op veler verzoek: er komt een agendafunctie (en meer)
Het vernieuwde e-mailplatform gebruikt de meest moderne beveiliging, spamfilters en technieken. Dat betekent dat je e-mail snel werkt en stabiel is en spam tot het verleden behoort. Verder komen er extra en betere opties:
  1. Je krijgt bij je e-mail nu een agenda, taken en 100 MB cloud opslag om uit te proberen.
  2. Acties als je wachtwoord wijzigen en een out-of-office  instellen, regel je gewoon zelf in webmail.
  3. Je kunt alles synchroniseren met verschillende apparaten. Nu kun je bijvoorbeeld je agenda en je contacten zowel op je laptop gebruiken als je smartphone.
Log je in op webmail als jouw e-mailadressen verhuisd zijn, dan zie je direct de vernieuwde versie. Je krijgt een korte rondleiding en kunt daarna direct aan de slag met e-mail, maar ook met agenda, taken en je krijgt 100 MB cloud opslag.

Je kunt trouwens altijd inloggen op webmail, ook als je normaal je e-mail leest vanaf je smartphone of computer.

Prijs E-mail pakket verandert naar € 39,- (maar niet meteen).

Wij geloven dat je veel hebt aan de aanpassingen in ons E-mail pakket. Eerst mag je het vernieuwde pakket in ieder geval een paar maanden gratis gebruiken. De prijs van andere pakketten zoals webhosting, verandert niet. De prijs van het E-mail pakket is voortaan € 39,- per jaar in plaats van €29,-. Voor bestaande pakketten geldt dit niet direct. Eerst mag je alle voordelen van het vernieuwde e-mailplatform gratis gebruiken.Jij hebt meerdere E-mail pakketten. Voor 1 of meer van deze pakketten geldt dat de verlengdatum na 15 juli ligt. Jij mag met die pakket(ten) dus in ieder geval de komende maanden gratis werken met het vernieuwde e-mailplatform en alle voordelen ervan gebruiken. Bij de volgende verlengdatum van je domeinnaam, krijg je een factuur van € 30,- voor je E-mail pakket.

Voor 1 of meer van jouw E-mail pakket(ten) ligt de verlengdatum tussen nu en 15 juli. Dat is wel erg snel. Daarom geldt voor deze pakket(ten) dat je eerst nog een keer een factuur van € 29,- krijgt. Pas in 2020 krijg je voor deze E-mail pakket(ten) een factuur met het nieuwe bedrag. Je mag daarmee dus in ieder geval een jaar gratis werken met de voordelen en extra opties van het vernieuwde e-mailplatform.

De factuur die je straks krijgt, is opgebouwd uit de prijs van jouw pakket plus die van je domeinnaam. Die laatste is afhankelijk van de domeinextensie die je hebt. Voor bijvoorbeeld een E-mail pakket met .nl domeinnaam, krijg je een bedrag van € 30,- voor je pakket en € 9,- voor je domeinnaam op je factuur te zien.
Waarom verandert de prijs van het E-mail pakket?
Wij willen onze klanten producten bieden die up-to-date en toekomstbestendig zijn. Het vernieuwde e-mail pakket is veilig, snel, betrouwbaar en heeft handige extra’s. Omdat wij hierin investeren is er een prijsverandering van net iets meer dan 80 cent per maand nodig.

Wij zijn ervan overtuigd dat je veel aan de aanpassingen binnen ons e-mailpakket hebt. Daarom laten we je graag eerst een tijdje gratis kennismaken met het vernieuwde pakket.

Verhuizing in april/mei: e-mail blijft werken
In april en mei verhuizen we elke dag de e-mailadressen van een groep klanten. Een paar dagen van tevoren krijg je bericht wanneer we jouw e-mailadres(sen) verhuizen. Tijdens de verhuizing kan je maximaal 24 uur geen aanpassingen doen in je account bij de domeinnamen en het pakket. E-mail blijft gewoon werken. Het kan wel zijn dat je een paar minuten niet terecht kunt in webmail omdat we je e-mailadres(sen) verhuizen.
Voor, tijdens en na de verhuizing van jouw e-mailadressen, houden we je op de hoogte. Heb je nu nog vragen, bel of mail ons 🙂

Updates, updates, updates.. het is zover

By | Beveiliging, Email, Hosting, SSL, Website | No Comments

De wereld van WordPress gaat goed veranderen.

 

WordPress 5.0, PHP 7.2, Gutenberg editor, SSL updates, het is zover. Het einde van het jaar komt in zicht en ontwikkelaars zijn druk bezig met het verbeteren en vernieuwen van hun systemen. PHP 5.6 wordt sinds deze maand bij ons platform niet meer ondersteund. Wij hebben al onze klanten succesvol geupgrade naar versie 7.1 of versie 7.2 om een stabielere en snellere omgeving te creëren voor hun websites. Ook zijn alle SSL certificaten geupdate met betrekking tot het nieuwe jaar en nieuwe eisen, dit zal in het vervolg automatisch verlengd worden.

De grootste update zal sinds vandaag (op het moment van schrijven 20.00 uur) uitgerold worden, dit is de WordPress 5.0 update; we gaan op alle website van versie 4.9.8 naar versie 5.0. Wereldwijd zijn ontwikkelaars van thema’s, plugins en onderhoudsmodules hier nog niet erg blij mee. De nieuwe versie van WordPress zal de welbekende ‘oude’ editor in WordPress vernieuwen naar de Gutenberg editor. Dit zal ervoor zorgen dat er een totaal nieuwe editor gebruikt zal worden in de toekomst. WYSIWYG is het nieuwe marketing idee van WordPress (What You See Is What You Get), maar dit kan voor vele grote problemen veroorzaken. Plugins zullen niet meer werken omdat ze nog op de oude codering werken, thema’s worden niet meer ondersteund, en mensen moeten wachten tot de ontwikkelaars in deze al zo drukke maand hard aan de slag moeten om ervoor te zorgen dat alles weer werkt.

Wij hebben voor alle klanten de ‘Klassieke’ editor alvast geïnstalleerd en geactiveerd zodat er tijd is om dit allemaal om te zetten. Dit kan enigsinds redelijk geautomatiseerd worden met bepaalde opties in de Gutenberg editor, maar het zal altijd een klusje zijn. Wij hebben gisteravond en vannacht alle sites geupdate met plugins en thema’s die klaar zijn voor WordPress 5.0, maar er zullen nog een aantal zijn die hiervoor niet actueel zijn en dus voor kleine storingen kunnen zorgen. Wij wensen alle ontwikkelaars en developer teams veel succes komende weken om dit allemaal goed te krijgen en de ondersteuning te bieden zodat alles vlekkeloos verloopt. Wij zullen alles goed monitoren om te kijken of dit goed gaat, maar zoals aangegeven kunnen wij niet direct overal een oplossing voor geven.

Wilt u de Development cycle bekijken van WordPress 5.0 klik hier.

Eindejaar ready?

By | Drukwerk, Nieuwtjes, Tips, Vrimibo | No Comments

Het is bijna zover!

 

Het einde van het jaar komt eraan, dit zal voor vele hectische tijden betekenen. Drukte met verkoop, drukte met bezoekers, drukte met eindejaar borrels, drukte met balansen, drukte met begrotingen maken voor het komende jaar en ga zo maar door.

Maar! Heb je al nagedacht over de kerstkaarten? Zijn de wijnverpakkingen al gedrukt? Liggen de leuke relatiegeschenken al klaar voor de klanten? De nieuwe visitekaartjes die er begin januari moeten zijn? Is het briefpapier nog genoeg voorradig? Er zijn nog zat dingen om over na te denken, maar zorg ervoor dat je snel bent want onze productieruimte krijgt het ook druk.

Wij proberen deze periode jullie allemaal zo spoedig mogelijk te helpen en alle orders en opdrachten met spoed te verwerken. Maar het kan zijn dat bepaalde orders/opdrachten langer op zich laten wachten, we doen natuurlijk ons best om je hier geen hinder van te laten ondervinden! Wij hebben er zin in, nog 1½ maand knallen tot 2019!

Aan al onze klanten, kop op! Nog even de laatste energie eruit pompen deze laatste periode van het jaar! Op naar tweeduizend negentien!

Google markeert drieduizend Nederlandse sites als ‘onveilig’

By | Beveiliging, Hosting, SSL, Techniek, Tips, Website | No Comments

Onveilig

Vanaf vandaag worden een groot aantal Nederlandse websites moeilijker toegankelijk in Google Chrome. Dit is omdat de websites niet goed beveiligd zijn met een SSL-certificaat. Bezoeken kan nog, maar je ziet een felrood scherm die je afraadt de website te bezoeken. Later dit jaar gaat ook de browser Firefox websites blokkeren die geen goede beveiliging hebben.

Symantec betrapt op aanmaken van nepcertificaten

Symantec werd in 2015 betrapt op het aanmaken van nepcertificaten. Deze konden websites kopen, zodat ze zich konden voordoen als Google.com. De zoekgigant besloot daarom het vertrouwen in het bedrijf op te zeggen.

Door een nieuw certificaat bij een andere partij af te nemen, kunnen de sites weer als veilig worden gemarkeerd. Daar hadden de beheerders ook al langer de gelegenheid toe.

Oplossing

Om niet door Google Chrome te worden aangemerkt als onveilig is een SSL-certificaat nodig. Wij bieden sindskort SSL Zakelijk aan voor bedrijven. Dit certificaat is het hoogst beschikbare SSL-niveau waarmee je je website maximaal beveiligt en je bijvoorbeeld phishing kunt tegengaan.

bron: NU.NL

ROAX DESIGN x Spotify

By | Max, Muziek, Nieuwtjes, Rogier, Tips | One Comment

Volg jij hem al?

Wij hebben altijd de muziek aanstaan. En hoe tof is dit! Jij kan nu ook meeluisteren!

Al deze hitjes in onze Spotify lijst passeren de revu op onze werkvloer. Vanwege de vele vraag hebben wij onze playlist lekker openbaar gezet zodat jij er ook van kan genieten! Ruim 1.251 nummers (en groeiende), dat is een heleboel uur aan muziek (ruim 86 uur en 21 min).

Heb je toffe suggesties die wij aan de lijst moeten toevoegen? Wij horen het graag 🙂
Laat jouw suggestie hieronder achter bij de reacties 🖊️

Klik hier om onze Spotify playlist te volgen

SSL Zakelijk

By | Hosting, SSL, Techniek, Tips, Website | No Comments

Uitgebreide validatie

Jouw bedrijfswebsite heeft een betrouwbare uitstraling nodig.

Daarom introduceren wij iets nieuws, SSL Zakelijk. Met dit type SSL-certificaat zien bezoekers niet alleen dat je website goed beveiligd is, maar ook direct wie de eigenaar van de website is.

Uitgebreide validatie
SSL Zakelijk is een EV-certificaat wat staat voor extended validation oftewel uitgebreide controle. Dit certificaat is het hoogst beschilkbare SSL-niveau waarmee je je website maximaal beveiligt en je phishing kunt tegengaan.

5 tips om nog meer uit je e-mail te halen

By | Email, Techniek, Tips | No Comments

5 tips om nog meer uit je e-mail te halen

E-mailen is en blijft een handige manier van communiceren. Maar blijft het vaak niet bij enkel berichtjes versturen? Met deze handige opties gebruik jij jouw e-mail instellingen optimaal.

Er zijn genoeg redenen om e-mail te gebruiken vanaf je eigen domeinnaam. Bijvoorbeeld omdat je niet met overstappen van internetprovider steeds een ander e-mailadres wilt aanmaken. Of omdat je niet zeker bent dat jouw e-mail veilig is bij een gratis e-mailadres. Als wij mailen vanuit @roaxdesign.com in plaats van @gmail.com komt dat ook nog eens veel professioneler over. Deze slimme e-mail instellingen helpen daar ook bij.

Doorsturen

Heb je een vast e-mailadres waar je mee werkt, maar wil je ook bereikbaar zijn op andere e-mailadressen, dan kan je ervoor kiezen om je e-mail door te sturen. Je kunt dan voorbeeld@domeinnaam.nl en voorbeeld@domeinnaam.com doorsturen naar voorbeeld@domeinnaam.eu. Je krijgt dan alle e-mail binnen op 1 e-mailadres. Bij doorsturen slaan wij de e-mail niet op, waardoor je e-mailbox niet vol raakt.

Wil je dat wij de e-mail wel opslaan, kies dan voor de optie ‘kopie naar’. In het voorbeeld hierboven, slaan wij de e-mail wel op in voorbeeld@domeinnaam.nl en sturen we door naar voorbeeld@domeinnaam.com. Je hebt dan altijd nog een back-up op onze servers staan. Dat is ook handig als blijkt dat een doorverwijzing niet goed werkt. Dan ben je je e-mail nooit kwijt. Meer over e-mail doorsturen lees je hier.

Catch-all

Bij ons kan je onbeperkt e-mailadressen instellen op jouw domeinnaam. Handig, maar dat kan soms ook wat onoverzichtelijk zijn. Met catch-all gaan alle e-mailadressen die naar jouw domeinnaam worden gestuurd, naar 1 e-mailadres. Dus ook als iemand een tikfout maakt, voobeeld@domeinnaam.nl in plaats van voorbeeld@domeinnaam.nl, dan krijg je hem alsnog binnen. Dit is een van de meest handige e-mail instellingen, maar ook wel een risico. Want de kans is groter dat je SPAM ontvangt. ROAX heeft wel een goede spamfilter, maar alsnog maak je meer kans als je catch-all gebruikt.

Wachtwoord webmail

Wil je even snel je e-mail checken, dan kan je overal met internet inloggen op je eigen webmail.

Instellen op je apparaten

In plaats van steeds in te loggen op webmail, kan je je e-mail ook instellen op je tablet, smartphone, laptop of desktop. Let daarbij op dat je hem altijd instelt met IMAP.

Veilige verbinding

Wat voor e-mails zitten er in jouw inbox? Wat als die informatie op straat komt te liggen? Veiligheid is belangrijk als het gaat om dit belangrijke communicatiemiddel. Zeker ook als je als bedrijf klantgegevens per mail verwerkt. Maak jouw e-mail zo  veilig mogelijk en gebruik een beveiligde SSL-verbinding.

Bij het instellen van je e-mail op je apparaat kan je vaak aangeven welke verbinding je wilt gebruiken. Geef dan altijd SSL aan.

Meer weten over e-mail en e-mail instellingen

Voor de mensen die nog geen e-mail hebben, maar na dit artikel enthousiast zijn. Wie weet. Een e-mailadres aanmaken en wijzigingen doorvoeren kun je bij ons aanvragen, wij regelen dit direct voor je. Voor meer vragen of informatie, mail bel of WhatsApp ons 🙂

Beveilig je desktop, laptop, smartphone of tablet

By | Beveiliging, Techniek, Tips | No Comments

Beveilig je desktop, laptop, smartphone of tablet

Je website veilig houden vereist onder meer dat je het apparaat waarmee je je website bewerkt, schoon houdt van ongewenste gasten en virussen. In deze gastblog door Colette Mulder (webredacteur bij Veiliginternetten.nl) lees je hoe je dat doet.

Cybercriminelen kunnen ook aan je website heel wat schade aanrichten als je je basisbeveiliging van je apparaten niet op orde hebt. Je moet er niet aan denken dat je website bijvoorbeeld wordt beklad, ook defacement genoemd. Hoe zorg je voor een goede basisbeveiliging?

Toegangscode op je apparaat

Bescherm ten eerste de ‘voordeur’ van je apparaat door een sterk wachtwoord in te stellen. Zorg voor minimaal 12 karakters, want hoe langer, hoe lastiger is het wachtwoord te raden of kraken. Gebruik bijvoorbeeld een gezegde, zin uit een liedje of andere zin die je goed kunt onthouden. Bijvoorbeeld: Liever U2 dan de 6e van Beethoven! Is de zin te lang, kies dan de eerste letters van elk woord: LUdd6vB! Zet ook in je agenda steeds na een paar maanden je wachtwoord te wijzigen.

Beveiligde internetverbinding

Vraag je af of je via een veilige internetverbinding je website bewerkt. Als je veel vanuit huis werkt, kijk dan na of de basisbeveiliging van je wifi-netwerk in orde is. Werk je vooral op openbare plekken, zoals een café, de trein of een luchthaven? Weet dat openbare wifi niet veilig is, ook niet met een wachtwoord dat iedereen er krijgt. Wat je kunt doen, is een Virtual Private Network (VPN) regelen. Hiermee leg je een beveiligde verbinding aan tussen je apparaat en de openbare wifi.

Recente updates

Zorg ervoor dat je met de meest recente versie van het contentmanagementsysteem werkt en dat je recente updates je besturingssysteem, programma’s, firewall en browsers op je desktop, laptop, smartphone en/of tablet hebt staan. Deze beschermen je beter tegen actuele virussen en andere soorten cybercrime dan wanneer je met oudere versies werkt.

Virusscanner en firewall

Installeer een goede virusscanner op je desktop, laptop, smartphone en tablet die de meest recente virussen kent. Je hebt de keuze uit gratis en betaalde virusscanners die continu scannen op virussen en ze kunnen verwijderen, of waarbij je handmatig een scan uitvoert. Maak ook gebruik van een firewall, die zorgt voor extra verdediging tussen je computer en internet.

Back-ups

Stel je apparaat zo in dat het regelmatig back-ups maakt van je programma’s en bestanden. Mocht het verkeerd gaan en je bestanden kwijt bent of zelfs je hele harde schijf is gewist, dan kun je in ieder geval je belangrijke documenten terugzetten op een apparaat.

Bestanden versleutelen

Misschien denk je niet snel aan deze mogelijkheid, maar je kunt kiezen voor versleuteling van belangrijke bestanden op je apparaat. Daarmee maak je het anderen extra moeilijk om toegang te krijgen tot bijvoorbeeld bedrijfskritische documenten.

Beveilig slimme apparaten

Bewerk je je website vaak thuis en heb je er apparaten staan die met je internetverbinding werken, zoals een webcam, babyfoon of slimme thermostaat? Denk eraan deze ‘slimme apparaten’ goed te beveiligen, want via Internet of Things kunnen virussen je thuisnetwerk binnendringen.

Test hoe goed je beveiliging nu is

Op Internet.nl kun je controleren of je website en e-mailadres voldoen aan de laatste internetstandaarden. Je kunt ook een specialist in cybersecurity inschakelen die een penetratietest doet, ook pentest genoemd, om in beeld te krijgen hoe de beveiliging van je netwerk en website ervoor staan.

Alert bij gevaarlijke binnendringers

Ook al heb je de basisbeveiliging van je apparaten op orde, dan is het nog steeds heel belangrijk om je bewust te zijn van mogelijke dreigingen van buiten. Denk bijvoorbeeld aan het downloaden van programma’s, appjes, muziek en films die geïnfecteerd kunnen zijn met een virus. Cybercriminelen blijven steeds nieuwe virussen ontwikkelen die je virusscanner nog niet herkent om maar binnen te kunnen dringen in je systemen.

Ook zijn er cybercriminelen die aan je inloggegevens van internetbankieren proberen te komen. Ze sturen mailtjes die van je bank lijken te zijn, waarin ze je vragen op een link te klikken om je inloggegevens te verifiëren. Doe dit nooit. Heb je medewerkers, zorg er dan voor dat ook zij weten hoe ze nepmail, neptelefoontjes, en malafide programma’s en computerbestanden herkennen.

Veiliginternetten.nl helpt je

Misschien denk je nu: jeetje, moet ik dit allemaal doen, wat een werk! Maar echt, bespaar je de grote schrik, frustratie, kosten en moeite die het je kost als je te maken krijgt met cybercrime doordat je basisbeveiliging niet op orde is. Op Veiliginternetten.nl en ook via onze nieuwsbrief, op Facebook en Twitter vind je tips, adviezen en recente ontwikkelingen die je goed kunnen helpen om je website veilig te houden.

door: Colette Mulder (webredacteur bij Veiliginternetten.nl)

Zo zet je zakelijke e-mail succesvol in

By | Email, Techniek, Tips | No Comments

Zo zet je zakelijke e-mail succesvol in

Heb je een bedrijf, dan is e-mail een belangrijke manier van communiceren. Voor klanten, die eenvoudig hun vragen aan je kunnen stellen. En voor geïnteresseerden, die vaak via een formulier op je website contact met je opnemen. De manier waarop jij reageert op vragen, kan je succes vergroten of juist verkleinen. Ik geef je een paar handvatten om je zakelijke e-mail succesvol in te zetten.

Met je e-mailcontact zet je jouw bedrijf neer

De belangrijkste tip geef ik meteen aan het begin. Al jouw communicatie naar buiten toe laat zien wie je bent en wat je doet. Je website, advertenties, folders, maar ook het persoonlijke e-mailcontact dat je met een klant hebt. Is het contact vervelend voor een klant, bijvoorbeeld als je heel vaak traag reageert, dan is de kans groot dat je hem kwijtraakt. Geef je iemand die om meer informatie vraagt niet het goede antwoord op zijn vragen, dan koopt hij je product of dienst gewoon helemaal niet. Stel daarom een consistente manier van communiceren op, want daarmee zet je een goede basis neer voor je e-mailcontact.

Wat is je manier van communiceren?

Als het goed is, heb je hier al over nagedacht bij het maken van je website en andere communicatie: hoe wil je overkomen? Wat is jouw manier van schrijven en welke indruk wil je achterlaten? Bij ROAX gebruiken we ‘je’ en spreken we klanten met hun voornaam aan. Dat maakt het persoonlijker en past goed bij ons bedrijf. Je kunt er dan ook voor kiezen soms emoticons te gebruiken in je e-mailcontact. Dat maakt het contact heel persoonlijk, maar gebruik het niet te vaak. Emoticons kunnen storend worden en soms ook verkeerd begrepen. Maar jij kunt een andere keuze maken en bijvoorbeeld mensen aanspreken met Geachte heer/mevrouw [achternaam] en u. Of beginnen met u en als je al vaker contact hebt gehad overschakelen naar je. Denk hier goed over na en gebruik die manier van communiceren ook in je zakelijke e-mail. Heb je medewerkers, zorg ervoor dat die dan allemaal op dezelfde manier communiceren!

Naast de stijl is het ook belangrijk om foutloos te schrijven. Maak je een tikfout of een forse dt-fout, dan komt dat niet zo professioneel over op je klanten of zelfs storend. Een onhandige manier om klanten kwijt te raken en eentje die je eenvoudig kunt voorkomen door je e-mail gewoon nog even door te lezen voordat je hem verzendt.

Niet vergeten: gebruik een goed e-mailadres

Heel veel mensen gebruiken een e-mailadres bij een provider (bijvoorbeeld: @xs4all.nl of @planet.nl) of bij een grote e-maildienst zoals @yahoo.com of @gmail.com. Zolang je tevreden bent, zit je goed. Maar op het moment dat je wilt overstappen ben je dit mailadres kwijt. En zeker als je zzp’er of ondernemer bent, is zo’n ‘gratis’ e-mailadres niet erg professioneel. Een eigen domeinnaam met webopslag en een ongelimiteerd aantal e-mailadressen (@jouwdomeinnaam.nl) kun je dan beter gebruiken. Vaak zit het al bij je webhosting in. Kortom, een eigen e-mailadres is slim.

Bouw je e-mail goed en overzichtelijk op

Begin je e-mail met een goed onderwerp waardoor de ontvanger ziet waar het over gaat. Reageer je op iemands e-mail, check dan ook even of de onderwerpregel duidelijk genoeg is. Over de aanhef hebben we het eerder al gehad, je kiest er zelf voor hoe je iemand aanspreekt maar houd dat gelijk bij al je e-mailcontact. Begin met een inleiding en de reden van je e-mail. Geef vervolgens antwoord op de vraag van de mailer en houd het kort en krachtig. Niemand wil ellenlange teksten lezen, zeker niet op de computer of smartphone. Sluit af in dezelfde stijl als de aanhef.

Zorg voor een handtekening

Wat nog heel vaak voorkomt is dat mensen e-mail versturen zonder handtekening of – erger – bij mobiele apparaten de standaard handtekening niet veranderen. In dat laatste geval staat er onder zo’n mailtje een bericht als ‘Verzonden vanaf mijn Samsung Galaxy’. Gebruik je een e-mailprogramma als Outlook of de webmail, dan is het mogelijk om ieder uitgaand bericht van een fraaie handtekening te voorzien. Er zijn online handleidingen te vinden voor Windows Live MailOutlook en Apple Mail. Wil je een afbeelding aan de handtekening toevoegen, upload deze dan eerst naar je eigen hostingaccount en link naar dit plaatje in je handtekening. Alleen zo zorg je ervoor dat anderen deze daadwerkelijk kunnen zien.

Op de meeste mobiele apparaten is het alleen mogelijk om een handtekening toe te voegen zonder afbeeldingen. Zorg er in ieder geval voor dat deze handtekening zoveel mogelijk overeenkomt met de handtekening die je op je computer of notebook gebruikt.

Vermijd bijlagen

Wil je een document, afbeelding, filmpje of ander bestand naar een kennis, relatie of klant sturen? Of werk je met één of meerdere mensen samen aan hetzelfde document? Tegenwoordig is het versturen van bijlagen uit den boze. Dit maakt e-mail langzaam, zorgt ervoor dat mobiele databundels razendsnel op zijn en kan er zelfs voor zorgen dat e-mail wordt tegengehouden door spamfilters. Daarnaast ziet een ontvanger de bijlage niet altijd en dat is ook niet handig. Maar waarom zou je ook want vrijwel alle online opslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox maken het mogelijk om een unieke directe downloadlink te genereren naar een map of bestand dat je wilt delen.

Altijd bereikbaar zijn?

Een ander voordeel van zakelijke e-mail is dat je altijd bereikbaar bent. Natuurlijk niet altijd, maar klanten kunnen hun vraag wel altijd bij je neerleggen. En jij kunt altijd direct reageren met een automatisch antwoord. Bij ons is het mogelijk om in de e-mail instellingen van je account een zogeheten ‘autoreply’ in te stellen. Hiermee ontvangt iedereen die contact opneemt direct automatisch een bevestigingsmailtje. Natuurlijk is het wel belangrijk dat je de e-mail daarna niet nog dagen laat liggen maar wel zo snel mogelijk reageert.

Ook handig: schakel auto-reply ook in wanneer je door feestdagen of vakantie niet in staat bent om direct je e-mail te beantwoorden.

E-mail instellen op meer apparaten

Vaak krijg je bij je e-mailpakket webmail waarmee je je e-mail kunt checken. Maar nog handiger is het als je je e-mail kunt lezen op zowel je laptop als je smartphone of andere apparaten. Dan kan je overal waar je bent je e-mail bekijken en eenvoudig beantwoorden. Met een paar app of e-mailprogramma en een paar instellingen is dat zo gefixt. Wanneer je bij je hostingaccount een e-mailadres hebt ingesteld en je wilt via dit adres berichten versturen en ontvangen, heb je bij het instellen in je e-mailprogramma de keuze tussen IMAP of POP. Het belangrijkste verschil tussen deze twee e-mailprotocollen is dat bij IMAP je mail op de server wordt bewaard en je er op die manier voor kunt zorgen dat je alle inkomende of uitgaande berichten en je e-mailmappen ook op andere apparaten (bijvoorbeeld smartphone of tablet) kunt bekijken. En ook wanneer je bij webmail inlogt, zorg je er met IMAP voor dat je ook daar alle mail kunt terugvinden.

Houd je mailbox overzichtelijk

Als er een uitpuilende inbox op je staat te wachten, stel je die het liefst zo lang mogelijk uit. En dan krijgen je klanten later antwoord. Probeer dat te voorkomen door je mailbox schoon te houden. Bijvoorbeeld door te werken met mappen, labels en andere opties van je e-mailprogramma om overzicht te houden. Zorg ervoor dat je geen e-mail vergeet en overzicht houdt. Stel voor jezelf deadlines en beloof die ook aan je klant. Bijvoorbeeld door in de autoreply te vermelden dat je binnen 1 werkdag reageert. Dan heb je een goede stok achter de deur en houd je je e-mail bij.

Vergeet veiligheid en privacy niet

We hebben nu gekeken naar hoe je het beste kunt communiceren naar klanten toe. Maar zeker met de nieuwe privacywet AVG is veiligheid ook een belangrijk punt dat ik nog wel even wil aanstippen. Want het is belangrijk dat klanten met jou contact kunnen hebben, zonder dat hackers stiekem meeluisteren. Naast dat je als bedrijf dus moet voldoen aan de regels van de AVG als het gaat om klantgegevens (e-mailadressen horen daar ook bij!), heb ik nog een paar extra tips voor je.

  1. E-mail je meerdere mensen, gebruik dan de bcc. Zo kunnen ze elkaars e-mailadres niet zien als ze jouw e-mail lezen.
  2. Heb je een formulier op je website, gebruik dan reCAPTCHA zodat spambots je website niet kunnen gebruiken om anderen te spammen.

Bonus: nog meer uit je e-mail halen

Je hebt weleens van die klanten die hoog en laag springen dat ze je hebben gemaild, maar jij hebt niets binnen. Grote kans dat ze een tikfout hebben gemaakt in het e-mailadres. Met catch-all los je dat op, want daarmee krijg je alle e-mail binnen die naar jouw domeinnaam wordt gestuurd. Je kunt ook e-mail doorsturen van 1 e-mailadres naar een ander e-mailadres. Deze en meer e-mailopties lees je hier.