Tag

email Archieven — ROAX

Jouw e-mail vernieuwt!

By | Email, geld, Hosting, Techniek, Website | No Comments

Snelle en veilige e-mail is de maat en dat willen we jou bieden.

Daarom vernieuwen we het e-mailplatform. Lees hier hoe dat precies zit.
Op veler verzoek: er komt een agendafunctie (en meer)
Het vernieuwde e-mailplatform gebruikt de meest moderne beveiliging, spamfilters en technieken. Dat betekent dat je e-mail snel werkt en stabiel is en spam tot het verleden behoort. Verder komen er extra en betere opties:
  1. Je krijgt bij je e-mail nu een agenda, taken en 100 MB cloud opslag om uit te proberen.
  2. Acties als je wachtwoord wijzigen en een out-of-office  instellen, regel je gewoon zelf in webmail.
  3. Je kunt alles synchroniseren met verschillende apparaten. Nu kun je bijvoorbeeld je agenda en je contacten zowel op je laptop gebruiken als je smartphone.
Log je in op webmail als jouw e-mailadressen verhuisd zijn, dan zie je direct de vernieuwde versie. Je krijgt een korte rondleiding en kunt daarna direct aan de slag met e-mail, maar ook met agenda, taken en je krijgt 100 MB cloud opslag.

Je kunt trouwens altijd inloggen op webmail, ook als je normaal je e-mail leest vanaf je smartphone of computer.

Prijs E-mail pakket verandert naar € 39,- (maar niet meteen).

Wij geloven dat je veel hebt aan de aanpassingen in ons E-mail pakket. Eerst mag je het vernieuwde pakket in ieder geval een paar maanden gratis gebruiken. De prijs van andere pakketten zoals webhosting, verandert niet. De prijs van het E-mail pakket is voortaan € 39,- per jaar in plaats van €29,-. Voor bestaande pakketten geldt dit niet direct. Eerst mag je alle voordelen van het vernieuwde e-mailplatform gratis gebruiken.Jij hebt meerdere E-mail pakketten. Voor 1 of meer van deze pakketten geldt dat de verlengdatum na 15 juli ligt. Jij mag met die pakket(ten) dus in ieder geval de komende maanden gratis werken met het vernieuwde e-mailplatform en alle voordelen ervan gebruiken. Bij de volgende verlengdatum van je domeinnaam, krijg je een factuur van € 30,- voor je E-mail pakket.

Voor 1 of meer van jouw E-mail pakket(ten) ligt de verlengdatum tussen nu en 15 juli. Dat is wel erg snel. Daarom geldt voor deze pakket(ten) dat je eerst nog een keer een factuur van € 29,- krijgt. Pas in 2020 krijg je voor deze E-mail pakket(ten) een factuur met het nieuwe bedrag. Je mag daarmee dus in ieder geval een jaar gratis werken met de voordelen en extra opties van het vernieuwde e-mailplatform.

Waarom verandert de prijs van het E-mail pakket?
Wij willen onze klanten producten bieden die up-to-date en toekomstbestendig zijn. Het vernieuwde e-mail pakket is veilig, snel, betrouwbaar en heeft handige extra’s. Omdat wij hierin investeren is er een prijsverandering van net iets meer dan 80 cent per maand nodig.

Wij zijn ervan overtuigd dat je veel aan de aanpassingen binnen ons e-mailpakket hebt. Daarom laten we je graag eerst een tijdje gratis kennismaken met het vernieuwde pakket.

Verhuizing in april/mei: e-mail blijft werken
In april en mei verhuizen we elke dag de e-mailadressen van een groep klanten. Een paar dagen van tevoren krijg je bericht wanneer we jouw e-mailadres(sen) verhuizen. Tijdens de verhuizing kan je maximaal 24 uur geen aanpassingen doen in je account bij de domeinnamen en het pakket. E-mail blijft gewoon werken. Het kan wel zijn dat je een paar minuten niet terecht kunt in webmail omdat we je e-mailadres(sen) verhuizen.
Voor, tijdens en na de verhuizing van jouw e-mailadressen, houden we je op de hoogte. Heb je nu nog vragen, bel of mail ons ūüôā

Zo zet je zakelijke e-mail succesvol in

By | Email, Techniek, Tips | No Comments

Zo zet je zakelijke e-mail succesvol in

Heb je een bedrijf, dan is e-mail een belangrijke manier van communiceren. Voor klanten, die eenvoudig hun vragen aan je kunnen stellen. En voor ge√Įnteresseerden, die vaak via een formulier op je website contact met je opnemen. De manier waarop jij reageert op vragen, kan je succes vergroten of juist verkleinen. Ik geef je een paar handvatten om je zakelijke e-mail succesvol in te zetten.

Met je e-mailcontact zet je jouw bedrijf neer

De belangrijkste tip geef ik meteen aan het begin. Al jouw communicatie naar buiten toe laat zien wie je bent en wat je doet. Je website, advertenties, folders, maar ook het persoonlijke e-mailcontact dat je met een klant hebt. Is het contact vervelend voor een klant, bijvoorbeeld als je heel vaak traag reageert, dan is de kans groot dat je hem kwijtraakt. Geef je iemand die om meer informatie vraagt niet het goede antwoord op zijn vragen, dan koopt hij je product of dienst gewoon helemaal niet. Stel daarom een consistente manier van communiceren op, want daarmee zet je een goede basis neer voor je e-mailcontact.

Wat is je manier van communiceren?

Als het goed is, heb je hier al over nagedacht bij het maken van je website en andere communicatie: hoe wil je overkomen? Wat is jouw manier van schrijven en welke indruk wil je achterlaten? Bij ROAX gebruiken we ‚Äėje‚Äô en spreken we klanten met hun voornaam aan. Dat maakt het persoonlijker en past goed bij ons bedrijf. Je kunt er dan ook voor kiezen soms¬†emoticons te gebruiken¬†in je e-mailcontact. Dat maakt het contact heel persoonlijk, maar gebruik het niet te vaak. Emoticons kunnen storend worden en soms ook verkeerd begrepen. Maar jij kunt een andere keuze maken en bijvoorbeeld mensen aanspreken met Geachte heer/mevrouw [achternaam] en u. Of beginnen met u en als je al vaker contact hebt gehad overschakelen naar je. Denk hier goed over na en gebruik die manier van communiceren ook in je zakelijke e-mail. Heb je medewerkers, zorg ervoor dat die dan allemaal op dezelfde manier communiceren!

Naast de stijl is het ook belangrijk om foutloos te schrijven. Maak je een tikfout of een forse dt-fout, dan komt dat niet zo professioneel over op je klanten of zelfs storend. Een onhandige manier om klanten kwijt te raken en eentje die je eenvoudig kunt voorkomen door je e-mail gewoon nog even door te lezen voordat je hem verzendt.

Niet vergeten: gebruik een goed e-mailadres

Heel veel mensen gebruiken een e-mailadres bij een provider (bijvoorbeeld: @xs4all.nl of @planet.nl) of bij een grote e-maildienst zoals @yahoo.com of @gmail.com. Zolang je tevreden bent, zit je goed. Maar op het moment dat je wilt overstappen ben je dit mailadres kwijt. En zeker als je zzp‚Äôer of ondernemer bent, is zo‚Äôn ‚Äėgratis‚Äô e-mailadres niet erg professioneel. Een eigen domeinnaam met webopslag en een ongelimiteerd aantal e-mailadressen (@jouwdomeinnaam.nl) kun je dan beter gebruiken. Vaak zit het al¬†bij je webhosting in. Kortom, een¬†eigen e-mailadres¬†is slim.

Bouw je e-mail goed en overzichtelijk op

Begin je e-mail met een goed onderwerp waardoor de ontvanger ziet waar het over gaat. Reageer je op iemands e-mail, check dan ook even of de onderwerpregel duidelijk genoeg is. Over de aanhef hebben we het eerder al gehad, je kiest er zelf voor hoe je iemand aanspreekt maar houd dat gelijk bij al je e-mailcontact. Begin met een inleiding en de reden van je e-mail. Geef vervolgens antwoord op de vraag van de mailer en houd het kort en krachtig. Niemand wil ellenlange teksten lezen, zeker niet op de computer of smartphone. Sluit af in dezelfde stijl als de aanhef.

Zorg voor een handtekening

Wat nog heel vaak voorkomt is dat mensen e-mail versturen zonder handtekening of ‚Äď erger ‚Äď bij mobiele apparaten de standaard handtekening niet veranderen. In dat laatste geval staat er onder zo‚Äôn mailtje een bericht als ‚ÄėVerzonden vanaf mijn Samsung Galaxy‚Äô. Gebruik je een e-mailprogramma als Outlook of de webmail, dan is het mogelijk om ieder uitgaand bericht van een fraaie handtekening te voorzien. Er zijn online handleidingen te vinden voor¬†Windows Live Mail,¬†Outlook¬†en¬†Apple Mail. Wil je een afbeelding aan de handtekening toevoegen, upload deze dan eerst naar je eigen hostingaccount en link naar dit plaatje in je handtekening. Alleen zo zorg je ervoor dat anderen deze daadwerkelijk kunnen zien.

Op de meeste mobiele apparaten is het alleen mogelijk om een handtekening toe te voegen zonder afbeeldingen. Zorg er in ieder geval voor dat deze handtekening zoveel mogelijk overeenkomt met de handtekening die je op je computer of notebook gebruikt.

Vermijd bijlagen

Wil je een document, afbeelding, filmpje of ander bestand naar een kennis, relatie of klant sturen? Of werk je met één of meerdere mensen samen aan hetzelfde document? Tegenwoordig is het versturen van bijlagen uit den boze. Dit maakt e-mail langzaam, zorgt ervoor dat mobiele databundels razendsnel op zijn en kan er zelfs voor zorgen dat e-mail wordt tegengehouden door spamfilters. Daarnaast ziet een ontvanger de bijlage niet altijd en dat is ook niet handig. Maar waarom zou je ook want vrijwel alle online opslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox maken het mogelijk om een unieke directe downloadlink te genereren naar een map of bestand dat je wilt delen.

Altijd bereikbaar zijn?

Een ander voordeel van zakelijke e-mail is dat je altijd bereikbaar bent. Natuurlijk niet altijd, maar klanten kunnen hun vraag wel altijd bij je neerleggen. En jij kunt altijd direct reageren met een automatisch antwoord.¬†Bij ons¬†is het mogelijk om in de e-mail instellingen van je account een zogeheten ‚Äėautoreply‚Äô in te stellen. Hiermee ontvangt iedereen die contact opneemt direct automatisch een bevestigingsmailtje. Natuurlijk is het wel belangrijk dat je de e-mail daarna niet nog dagen laat liggen maar wel zo snel mogelijk reageert.

Ook handig: schakel auto-reply ook in wanneer je door feestdagen of vakantie niet in staat bent om direct je e-mail te beantwoorden.

E-mail instellen op meer apparaten

Vaak krijg je bij je e-mailpakket webmail waarmee je je e-mail kunt checken. Maar nog handiger is het als je je e-mail kunt lezen op zowel je laptop als je smartphone of andere apparaten. Dan kan je overal waar je bent je e-mail bekijken en eenvoudig beantwoorden. Met een paar app of e-mailprogramma en een paar instellingen is dat zo gefixt. Wanneer je bij je hostingaccount een e-mailadres hebt ingesteld en je wilt via dit adres berichten versturen en ontvangen, heb je bij het instellen in je e-mailprogramma de keuze tussen IMAP of POP. Het belangrijkste verschil tussen deze twee e-mailprotocollen is dat bij IMAP je mail op de server wordt bewaard en je er op die manier voor kunt zorgen dat je alle inkomende of uitgaande berichten en je e-mailmappen ook op andere apparaten (bijvoorbeeld smartphone of tablet) kunt bekijken. En ook wanneer je bij webmail inlogt, zorg je er met IMAP voor dat je ook daar alle mail kunt terugvinden.

Houd je mailbox overzichtelijk

Als er een uitpuilende inbox op je staat te wachten, stel je die het liefst zo lang mogelijk uit. En dan krijgen je klanten later antwoord. Probeer dat te voorkomen door je mailbox schoon te houden. Bijvoorbeeld door te werken met mappen, labels en andere opties van je e-mailprogramma om overzicht te houden. Zorg ervoor dat je geen e-mail vergeet en overzicht houdt. Stel voor jezelf deadlines en beloof die ook aan je klant. Bijvoorbeeld door in de autoreply te vermelden dat je binnen 1 werkdag reageert. Dan heb je een goede stok achter de deur en houd je je e-mail bij.

Vergeet veiligheid en privacy niet

We hebben nu gekeken naar hoe je het beste kunt communiceren naar klanten toe. Maar zeker met de nieuwe privacywet AVG is veiligheid ook een belangrijk punt dat ik nog wel even wil aanstippen. Want het is belangrijk dat klanten met jou contact kunnen hebben, zonder dat hackers stiekem meeluisteren. Naast dat je als bedrijf dus moet voldoen aan de regels van de AVG als het gaat om klantgegevens (e-mailadressen horen daar ook bij!), heb ik nog een paar extra tips voor je.

  1. E-mail je meerdere mensen, gebruik dan de bcc. Zo kunnen ze elkaars e-mailadres niet zien als ze jouw e-mail lezen.
  2. Heb je een formulier op je website, gebruik dan reCAPTCHA zodat spambots je website niet kunnen gebruiken om anderen te spammen.

Bonus: nog meer uit je e-mail halen

Je hebt weleens van die klanten die hoog en laag springen dat ze je hebben gemaild, maar jij hebt niets binnen. Grote kans dat ze een tikfout hebben gemaakt in het e-mailadres. Met catch-all los je dat op, want daarmee krijg je alle e-mail binnen die naar jouw domeinnaam wordt gestuurd. Je kunt ook e-mail doorsturen van 1 e-mailadres naar een ander e-mailadres. Deze en meer e-mailopties lees je hier.